А нужен ли новый инвойс?

Здравствуйте, хотелось бы уточнить.В Борисполе практикуется предоставление нового инвойса в случае, если одно место отсутствует и есть справка от авиакомпании, что это место утерено, проведен "физичний огляд", то есть существует акт (вычислено четко место, количесто упаковок). Инвойс в полном количестве отмечен на границе, но требуют новый инвойс по факту и письмо с просьбой его принять в работу. Раньше делали отметку в инвойсе сколько оформлено по факту (количество и сумму) и делу конец. Сейчас с этим письмом целая проблема-подписать, зарегистрировать - сначала в общем отделе, затем в грузовом-это все время и иногда не только.Подписывает окончательно только начальник грузового отдела, замы отсылают только к нему. Есть ли нормативные документы которые регламентируют эту ситуацию, ссылки на резолюции не указывают? Буду очень благодарен за ответы.