Інвойс на експорт послуг та робіт: як складати правильно та скільки зберігати?

   Інвойс – це офіційний рахунок на оплату послуг або робіт, який підтверджує факт їх прийняття іноземним замовником. Він є первинним документом. Що треба знати про складання інвойсу – докладніше у новині

   Наголосимо, що документами, що підтверджують експорт робіт, послуг у сфері зовнішньоекономічної діяльності, є документи, що засвідчують їх надання, зокрема акт виконаних робіт (наданих послуг), рахунок (інвойс) тощо. Про це ми писали тут.

   Однак і Мінфін, і податківці наполягають на тому, що рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухобліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі за умови його оплати, що підтверджується відповідними платіжними документами. Про це ми повідомляли тут.

   Богдан Янків у своєму Телеграм-каналі наголосив, що фрілансери-ФОПи, які працюють із закордонними замовниками, можуть використовувати електронний інвойс замість договорів та актів.

   Що треба знати про інвойс?

Інвойс — це офіційний рахунок на оплату послуг або робіт, який підтверджує факт їх прийняття іноземним замовником. Він є первинним документом, на основі якого ведеться бухгалтерський облік доходів. Але для юросіб є нюанси, про них поговоримо далі окремо.

   Що має містити інвойс, щоб відповідати законодавству:

• Назву документа і дату складання;
• Унікальний номер інвойсу (дату ставте за 1–3 дні до платежу);
• Дані замовника (беремо з платіжних доручень SWIFT або офіційного сайту);
• Ваші дані: ФОП, ПІБ, адреса реєстрації, ІПН;
• Предмет і детальний опис послуг (наприклад, “розробка сайту”, “тестування додатка”);
• Ціну та загальну суму до оплати.

   Рекомендуємо додати:

• Положення про те, що оплата інвойсу є прийняттям пропозиції укласти договір і підтверджує повне виконання послуг/робіт.
• Положення про те, що замовник не має претензій до якості, строків та обсягу виконаних робіт.
• Положення про те, що комісія по інвойсу стягується з Вашого клієнта, а не з Вас.

Інвойс має бути підписаний ЕЦП або іншими законними способами і зберігатися мінімум 3 роки у ФОПів, для юросіб інший строк – 5 років. 

   Увага! Інвойс повинен бути двомовним, а однією з мов обов’язково повинна бути – українська